Različica 1.1 · Objavljeno 22. oktobra 2026 · Slovenščina
Obseg in navodila
Ta pogodba o obdelavi je del naročila med Trimix Tech d.o.o. in naročnikom. Pred obdelavo strankinih podatkov po novi pogodbi izpolnite zasebne podatke o strankah, verigi upravljavcev/pooblastilu za imenovanje, navodilih in stikih za incidente, trajanju, posameznikih/podatkih, ukrepih, ponudnikih, državah in zaščiti prenosov. Sama javna izdaja ne imenuje ponudnika in ne nadomesti teh podatkov. Prisilni predpisi prevladajo; pri obdelavi osebnih podatkov ima ta pogodba prednost.
Če naročnik določa namene in bistvena sredstva, je upravljavec, Trimix pa obdelovalec. Če deluje za upravljavca stranko, je Trimix podobdelovalec z ustreznim pooblastilom za imenovanje. Vloge sledijo dejanskim dejavnostim. Lastni poslovni nameni Trimixa so opisani v obvestilu o podatkih.
Dejanja obsegajo naročeno nalaganje, hrambo/pripravo, prepoznavanje z AI, preverjanje, pregled/odobritev, izvoz, omejeno podporo, vrnitev in izbris. Običajni računovodski podatki vključujejo poslovne identitete in stike, tudi podjetnikov, identifikatorje, nakupe, datume, zneske/davke, plačilne reference, izvirnike in povezane zapise. Posebne vrste podatkov, kazenske evidence in plače zahtevajo ločeno presojo/dogovor. Naročnik zagotovi zakonita navodila, podlage/obvestila in dodelitve dostopa.
Trimix obdeluje samo po dokumentiranih zakonitih navodilih, tudi pri prenosih, in nemudoma opozori na nezakonita navodila. Zakonsko zahtevano obdelavo zunaj navodil sporoči vnaprej, razen če je obvestilo prepovedano. Vsebin strank ne uporablja za učenje modelov ali analitiko med strankami. Zaupnosti zavezano osebje dostopa le do potrebnega za naloge; vpogled v primer sledi omejitvam dovoljenja iz pogojev. Zaupnost velja tudi po prenehanju.
Ukrepi, ponudniki in prenosi
Ustrezni ukrepi iz člena 32 vključujejo strežniško preverjanje pravic Tenant/Organization, zasebne datoteke, zaščiten prenos/hrambo, nadzor podprtih vhodov, sorazmerno revizijsko sled, obravnavo incidentov in nadzorovane izdaje. Obnova in izbris morata ohraniti obseg in omejitve. Ne zatrjujemo certifikacije, univerzalnega MFA, ničelne hrambe ali opravljene celovite obnove. Ukrepi ne smejo neopazno pasti pod dogovorjeno raven.
Trenutna infrastruktura uporablja Oracle Cloud za bazo, datoteke in pripravo v Frankfurtu, Nemčija; OpenAI API za prepoznavanje/pomoč z globalno obdelavo in standardno hrambo; Neoserv / Avant.Si d.o.o. za e-pošto podpore in notranji Help Desk. Pogodbene pravne osebe, vse države primarne/rezervne obdelave in dostopa, nadaljnje verige in zaščita morajo biti pred imenovanjem/prenosom določeni v veljavnem zasebnem seznamu. Hramba v Frankfurtu ne pomeni izključno EU obdelave AI ali oddaljene podpore. Navedba znamke ne dokazuje pregleda pogodbe o obdelavi za konkretni račun.
Izpolnjeni seznam prejme splošno pisno dovoljenje. Predlagane dodatke/zamenjave sporočite najmanj 30 dni vnaprej, posredujte pomembne informacije in omogočite obrazložen ugovor. Ugovor razrešite pred spornim imenovanjem z dogovorjeno alternativo oziroma koncem prizadete obdelave in varno vrnitvijo, če zakonite rešitve ni. Podobdelovalce zavezujejo enakovredne dolžnosti; Trimix ostaja odgovoren skladno z GDPR. Obdelava zunaj EGP zahteva dokumentirana navodila, veljaven mehanizem poglavja V, potrebno presojo in dodatne ukrepe; ustrezne informacije o zaščiti so na voljo naročniku.
Pomoč, incidenti in revizija
Zahteve posameznikov nemudoma usmerite po pristojni verigi upravljavcev ter pomagajte pri pravicah, varnosti, kršitvah, ocenah učinka in predhodnem posvetovanju glede na obdelavo in razpoložljive podatke. Preverite pooblastilo brez razkritja tujih evidenc; pomoč mora omogočati zakonske roke.
Naročnika po seznanitvi s kršitvijo varnosti osebnih podatkov obvestite brez nepotrebnega odlašanja, brez čakanja na konec preiskave. Sporočite znano naravo, vrste/približen obseg, verjetne posledice, omejitev in stik ter nadaljnje dopolnitve. Morebitni 72-urni rok upravljavca ni rok za Trimixovo obvestilo; delovni čas podpore ga ne odloži.
Zagotovite informacije o skladnosti ter omogočite in sodelujte pri zakonsko zahtevanih revizijah in pregledih naročnika ali pooblaščenega revizorja. Razumni varnostni dogovori smejo zaščititi zaupnost drugih, ne pa ovirati obveznih revizij ali dostopa organov.
Vrnitev, hramba in izbris
Po koncu storitve podatke vrnite ali izbrišite skladno z zakonito izbiro pristojnega upravljavca, razen zakonsko zahtevane hrambe. Pogoji določajo vključeno celovito vrnitev, zaščiteno predajo, običajno 24-mesečno hrambo dokumentov/zgodovine, predhodna obvestila, 30-dnevni izhodni dostop in aktivni izbris v naslednjih 30 dneh. Daljša obvezna pridobitev, zgodnejši zakoniti izbris in omejena zadržanja imajo prednost. Politika tehničnih dnevnikov je 90 dni; pogodbe/računi/sprejemi sledijo ločenemu zakonitemu namenu.
Poleg aktivnih zapisov izbrišite nadzorovane izvirnike, dele, izpeljanke, vse različice objektov in ustrezne kopije ponudnikov. Zabeležite izvedbo in utemeljene izjeme brez ohranjanja izbrisane vsebine kot dokaza. Preostale varnostne kopije potečejo najpozneje v 60 dneh; izločite jih iz običajne uporabe ter ponovno uporabite poznejše izbrise/omejitve pred vrnitvijo obnovljenih podatkov v storitev. Samodejno čiščenje in preverjanje celovite obnove sta še izvedbeni nalogi, ne potrjeni zmožnosti te objave.
Sprejete različice in izpolnjene priloge hranite zasebno. Bistvene spremembe zahtevajo pooblaščen sprejem; spremembe ponudnikov sledijo postopku obvestil. Nerešena nezakonita obdelava/bistvene kršitve zahtevajo sorazmerno omejitev/prenehanje in varno vrnitev. Poslovne omejitve odgovornosti ne zmanjšajo obveznih pravic po GDPR. Ta pogodba sama ni instrument standardnih pogodbenih določil za prenose.